Ile osób zaprosić na wesele i od czego zależy ta liczba?

Planowanie ślubu to nie lada wyzwanie – a w szczególności sporządzenie listy gości. Gdy stajemy przed tym zadaniem, pojawia się cała lista pytań. Czy uwzględnić całą rodzinę, ograniczyć się do najbliższych, a może znaleźć rozwiązanie gdzieś pośrodku? Na jakie aspekty uroczystości zwrócić uwagę? Poniżej przedstawiamy krótki przewodnik, który odpowiada na najważniejsze pytania i pomaga w podjęciu decyzji o liczbie zaproszonych.

Od czego zależy ilość osób na weselu?

Bez wątpienia na każdym przyjęciu idealna liczba gości będzie oznaczać co innego. Zależy ona przede wszystkim od naszych preferencji, które zestawiamy z dostępnym budżetem, terminem przyjęcia, czy pojemnością sali. Aby oszacować wielkość uroczystości, należy więc przyjrzeć się każdemu z nich z osobna.

Budżet weselny

Średni koszt przyjęcia dla stu osób mieści się w granicach od 40 do 70 tysięcy złotych. Oznacza to, że kwota przeznaczona na jednego uczestnika wynosi zazwyczaj od 400 do 700 złotych. Każdy gość to dodatkowe wydatki, czego trzeba być świadomym już od samego początku. Liczba zaproszonych w dużym stopniu zależy zatem od posiadanego przez nas budżetu. Tylko dokładne przemyślenie wszystkich kosztów związanych z organizacją pozwoli bowiem zmieścić się w wyznaczonych ramach. Niekiedy oznacza to konieczność wykreślenia kilku lub kilkunastu nazwisk z listy gości.

Pojemność sali weselnej

Planując uroczystość, bardzo ważne jest, abyśmy uwzględnili metraż wybranej sali weselnej. Nie chodzi tylko o to, by obiekt pomieścił wszystkich gości, lecz zapewnił im także odpowiednią ilość wolnej przestrzeni. Niektóre lokale zapewniają odpowiednie warunki do świętowania w kameralnym towarzystwie, inne natomiast są przystosowane do organizacji dużych wesel. Przyjmuje się, że na jednego gościa powinno przypadać około 1,5-2m². Korzystając z takiej przestrzeni, możemy być pewni, że każdy uczestnik będzie mógł poruszać się swobodnie i przy tym czuć komfortowo. Łatwo przeliczyć zatem planowaną liczbę gości na potrzebny dla nich rozmiar sali:

• 50 osób – od 75 do 100 m²;
• 100 osób – od 150 do 200 m²;
• 200 osób – od 300 do 400 m².

Styl wesela

Na liczbę zaproszonych wpływa także styl uroczystości. To, na jaki się zdecydujemy, w dużej mierze zależy od naszych preferencji, które zestawić musimy z pozostałymi czynnikami. Do wyboru mamy między innymi:

• Kameralne przyjęcie z bliskimi – niewielka uroczystość w gronie 20-40 osób. Spokojna atmosfera, wykwintne menu i elegancko udekorowana sala tworzą unikalny klimat, by celebrować zawarcie związku małżeńskiego z najbliższymi.
• Tematyczna impreza z ograniczoną liczbą gości – rustykalne wesele na świeżym powietrzu, organizowane bez udziału dzieci. Krótsza lista zaproszonych (30-60 osób) ułatwia dostosowanie atrakcji i dopasowanie klimatu imprezy do wybranego motywu.
• Duże wesele w hucznym stylu – energiczne przyjęcie dla ponad 150 osób. Na miejscu gromadzi się cała rodzina i wielu znajomych (również tych dawno niewidzianych). Świętowanie przybiera ogromną skalę, a program rozrywkowy jest bardzo bogaty i dopasowany do oczekiwań zgromadzonych.

Termin przyjęcia

Musimy brać pod uwagę również termin naszego przyjęcia. Bez wątpienia najwięcej osób pojawi się w soboty w okresie letnim. W weekend wielu z nich nie pracuje, w związku z czym nie będą mieli problemu z załatwieniem sobie dnia wolnego od pracy. Czasem także zorganizowanie opieki dla dzieci w trakcie tygodnia bywa utrudnione.

Równie istotna jest także pora roku. Późna wiosna, lato i wczesna jesień to sezon wakacyjny, podczas którego znacznie łatwiej zorganizować dojazd na miejsce wydarzenia. Należy jednak mieć na uwadze to, aby z odpowiednim wyprzedzeniem informować gości o naszym przyjęciu. Część z nich może mieć bowiem już zaplanowany urlop. Zima, późna jesień i wczesna wiosna, to z kolei okres, w którym pogoda może pokrzyżować nam plany. Dotyczy to zarówno samej organizacji przyjęcia, jak i tego, że może utrudnić dojazd naszym gościom – zwłaszcza tym, którzy mieszkają daleko.

Relacja z rodziną i znajomymi

Liczba gości na uroczystości w dużej mierze zależy od relacji, jakie utrzymujemy z rodziną i znajomymi. Bliskie więzi rodzinne bez wątpienia sprawią, że na liście zaproszonych znajdą się nie tylko najbliżsi krewni, lecz także dalsza rodzina. Jej wielkość również ma znaczenie – im większa, tym więcej osób do zaproszenia.

Podobnie jest w przypadku przyjaciół i znajomych. W zależności od liczby bliskich relacji koleżeńskich lista weselnych gości może znacząco się wydłużyć lub skrócić. Należy jednak pamiętać, że niektórzy zaproszeni mogą odmówić udziału w uroczystości, co trzeba wziąć pod uwagę przy planowaniu liczby gości.

Ile osób odmawia przyjścia na wesele?

Przyjmuje się, że spośród zaproszonych, mniej więcej 15-20% odmawia przyjścia na przyjęcie. Oznacza to, że na każde 100 zaproszonych osób, nawet 15-20 z nich może nie pojawić się na przyjęciu. Niekiedy dzieje się tak nawet pomimo wcześniejszego potwierdzenia obecności. Przyczyny są różne: od nagłej choroba lub kontuzji, przez zwykły brak odpowiedzialności, aż po problemy rodzinne. Bez wątpienia warto więc przygotować sobie listę rezerwową, lub po prostu od razu zaprosić od kilku do kilkunastu osób więcej.

Kogo zaprosić na wesele?

Organizując duże przyjęcie, nie mamy żadnego problemu – zapraszamy wszystkich, którzy przyjdą nam na myśl. Podczas bardziej kameralnych uroczystości stajemy jednak przed nie lada wyzwaniem. Należy zdawać sobie sprawę, że nieodpowiedni dobór gości często może prowokować kłótnie rodzinne czy inne nieprzyjemne sytuacje. Zawsze więc należy do niego podchodzić w pełni świadomie i odpowiedzialnie.

Kogo wypada zaprosić?

Na ogół tworzenie listy polega na tym, że zastanawiamy się, kogo chcemy mieć u swego boku na przyjęciu i to na tej podstawie wypisujemy zaproszenia ślubne. Zazwyczaj jednak uznaje się, że na uroczystość wypada zaprosić niektóre grupy osób. Należą do nich:

• najbliższa rodzina (rodzice, dziadkowie, rodzeństwo, chrzestni);
• członkowie dalszej rodziny, z którymi łączy nas zażyła relacja (kuzyni, ciocie, wujkowie);
• bliscy znajomi (w tym również współpracownicy i sąsiedzi);
• osoby, które zaprosiły nas na swój ślub.

Ślubna etykieta wskazuje, że na liście nie powinno zabraknąć osób, wobec których mamy zobowiązania rodzinne i towarzyskie. W praktyce jednak nie da się konkretnie określić, kogo wypada zaprosić. Najważniejsze jest to, by dobrze czuć się wśród gości i cieszyć się z ich obecności w tym szczególnym dniu. Jeżeli nie jesteśmy do kogoś pewni, możemy po prostu zadać sobie pytanie, czy impreza bez tej osoby będzie gorsza? Jeżeli tak, to bez wątpienia musi się pojawić na naszej liście.

Jak zniwelować liczbę gości na przyjęcie weselne — kogo można pominąć?

Czasem okazuje się, że wstępnie przygotowana lista gości weselnych jest zbyt długa. Choć to trudne, niekiedy najlepiej jest wtedy pominąć niektóre osoby. Mogą to być:

• dalecy znajomi niewidziani od lat;
• członkowie rodziny, z którymi nie utrzymuje się regularnego kontaktu;
• koledzy z pracy, z którymi relacje przebiegają jedynie na stopie formalnej;
• znajomi, którzy nie zaprosili młodej pary na swoje wesele.

Wyzwania i różnice między małym a dużym weselem

Od tego ile gości pojawi się na naszym przyjęciu, zależy również to jakie będziemy mieli obowiązki. Bez wątpienia te większe uroczystości, będą skutkowały znacznie większą ilością przygotowań, czy spraw do załatwienia już w tym wyjątkowym dla nas dniu. Należy więc odpowiednio się do tego przygotować.

Wesele na 50 osób

W przypadku mniejszej uroczystości koszty zazwyczaj są niższe – i to zarówno w zakresie wynajmu sali, zakupu dekoracji, jak i organizacji różnych usług. Warto jednak pamiętać, że nieco inaczej może być w przypadku cateringu. Kwota za jeden „talerzyk” na skromnej imprezie często bywa nieco wyższa niż ta na hucznym przyjęciu.

Mniejsza impreza jest nie tylko tańsza, lecz również łatwiejsza do zorganizowania pod kątem logistyki. Mniej gości oznacza mniej zaproszeń, mniej miejsc do zarezerwowania i większą elastyczność w wyborze lokalizacji. Na miejscu możemy spodziewać się natomiast bardziej intymnej atmosfery niż w przypadku dużych uroczystości. Kameralne przyjęcia kojarzą się z rodzinnym i serdecznym klimatem, a para młoda ma więcej czasu dla każdego z gości.

Wesele na 200 osób

Duże wesele oznacza także wyższe koszty. Trzeba liczyć się z koniecznością zadbania o nocleg, wyżywienie oraz dodatkowe atrakcje dla zaproszonych. W praktyce organizacja takiego przyjęcia może być więc także nieco bardziej skomplikowana. Wybór tej opcji oznacza również konieczność znalezienia właściwej lokalizacji. Trzeba upewnić się, że wybrane miejsce poradzi sobie z obsługą dużej liczby gości i zapewni im pełen komfort. Ważna jest tutaj również sama powierzchnia sali, o której wspominaliśmy nieco wyżej. Trzeba pamiętać też o tym, że wesele na 200 osób ma inną atmosferę niż uroczystość przeznaczona dla 50 gości. Jest bardziej dynamiczna, a zgromadzeni oczekują zabawy do białego rana. Mamy również zdecydowanie mniej czasu, by porozmawiać z każdym z osobna. W zamian jednak na sali tworzy się klimat idealny do tańca.

Ile osób na wesele zaprosić, aby dostosować się do wszystkiego?

Dobrze jest spojrzeć całościowo na różne aspekty swojego przyjęcia i na tej podstawie dostosować liczbę gości. Poniżej podajemy przykłady dwóch różnych imprez. Przedstawiamy w nich, czym najlepiej kierować się w trakcie ustalania listy zaproszonych.

Kameralna uroczystość

Na takie rozwiązanie najlepiej zdecydować się wtedy, gdy chcemy spędzić czas z najbliższymi i jak najbardziej zawęzić grono zaproszonych. Aby zorganizować takie wesele najlepiej:

• zaprosić tylko tych znajomych i członków rodziny, z którymi utrzymuje się regularny kontakt;
• rozważyć zorganizowanie imprezy bez dzieci dla osiągnięcia bardziej uroczystego nastroju;
• zarezerwować mniejszy lokal z przytulną salą, odpowiednią dla około 50 osób.

Huczne przyjęcie

To idealne rozwiązanie dla par, które pragną bawić się w szerokim gronie aż do białego rana i zależy im na tym, by na imprezie znalazło się miejsce dla wszystkich znajomych. Abyzorganizować takie wesele, należy:

• zaprosić zarówno bliższą, jak i dalszą rodzinę, a także znajomych (w tym również współpracowników, sąsiadów, przyjaciół z dawnych lat);
• nie rezygnować z zapraszania najmłodszych (przyjęcie ma być dynamiczne, wesołe i roztańczone, dlatego zaproszeni są wszyscy);
• znaleźć lokal o dużej powierzchni, gdzie do dyspozycji gości przeznaczona zostanie duża sala z miejscem do tańca i zabawy dla ponad 100 osób.

Podsumowanie

Podczas planowania liczby gości na uroczystości weselnej warto wziąć pod uwagę różne aspekty. Okazuje się bowiem, że duże znaczenie odgrywa nie tylko budżet, ale także rozmiar sali, termin, styl przyjęcia czy aktualne relacje z zaproszonymi. Warto także pamiętać o atmosferze uroczystości. Kameralne przyjęcie może sprzyjać bardziej intymnemu i rodzinnemu nastrojowi, podczas gdy większa liczba gości może dodać rozmachu i energii.