Jak zorganizować wesele, aby o niczym nie zapomnieć?

Organizacja wesela wymaga od Was, jako pary młodej nie lada wysiłku. Aby uniknąć stresu i nieprzyjemnych niespodzianek, warto odpowiednio wcześniej zająć się planowaniem tego wyjątkowego wydarzenia. W tym artykule krok po kroku przedstawimy każdy etap przygotowań ślubnych. Dzięki temu łatwiej będzie Wam zorganizować wesele, które oszczędzi stresu, a dodatkowo zachwyci nawet najbardziej wymagających gości.

• Określenie budżetu, liczby gości i terminu to kluczowy pierwszy krok.
• W ramach formalności należy odbyć wizytę w USC lub kancelarii parafialnej i dostarczyć dokumenty.
• Rezerwacje najelpiej zacząć od sali, ponieważ terminy jej dostępności mogą być zajęte na długo przed ślubem.
• W ramach usługodawców należy nawiązać współpracę z fotografem, DJ lub zespołem i florystką.
• Menu weselne można zorganizować na sali, jak i wynająć zewnętrzną firmę cateringową.
• Warto zgrać wszystkie elementy wesela, tak aby były w spójnym stylu.
• Wybór sukni i garnituru, dodatki, obrączki, próbne fryzury i makijaże warto organizować przynajmniej na 6 miesiecy przed uroczystością.
• Dodatkowe atrakcje to m.in. fotobudki, fajerwerki, animacje dla dzieci. Wszystkie zwiększają atrakcyjność wydarzenia.
• Warto pomyśleć również o transporcie i noclegu dla gości.

Od czego zacząć organizację wesela?

Organizację ślubu i wesela należy rozpocząć od przygotowania przemyślanego planu działań. Zanim to jednak zrobicie, na początku należy określić budżet, liczbę gości i termin uroczystości.

Ustalenie budżetuto podstawa. Jako państwo młodzi powinniście wspólnie zastanowić się nad tym, ile chcecie i możecie przeznaczyć na organizację ślubu. Kluczowe na tym etapie jest ustalenie priorytetów. Dlatego już teraz warto określić, czy wesele ma być kameralne, czy luksusowe. Wskazanie dokładnej liczby gości może być na samym początku trudne. Na tym etapie wystarczy jednak jedynie wstępna lista, którą będzie można modyfikować. Liczba osób uczestniczących w przyjęciu oraz sam termin wydarzenia znacząco wpłyną na podejmowanie kolejnych decyzji.

Wybór daty i formalności ślubne

Ustalenie daty ślubu zależy w dużej mierze od Waszych preferencji. Wybór ciepłych miesięcy wiąże się m.in. z faktem, że dni są dłuższe, a pogoda przyjemniejsza. W dużym stopniu sprzyja to uroczystościom plenerowym oraz sesjom zdjęciowym na świeżym powietrzu. Jednak w tym okresie popularność ślubów jest większa, co może skutkować wyższymi cenami usług oraz trudnościami z rezerwacją wymarzonego miejsca. Z kolei zimowe miesiące bez wątpienia ograniczają możliwości plenerowe. Niemniej jednak mają swój unikalny urok, a mniejsza liczba rezerwacji w tym czasie często przekłada się na niższe koszty i większą dostępność usługodawców.

Jakie formalności należy wypełnić przed ślubem kościelnym?

Jeżeli planujecie ślub kościelny, nie ominie Was:

• Wizyta w kancelarii parafialnej –powinna odbyć się co najmniej6-12 miesięcy przed ślubem. W praktyce różni księża mogą mieć odmienne oczekiwania w tej kwestii, więc warto wejść na stronę internetową parafii i je sprawdzić.
• Dostarczenie dokumentów – trzeba wziąć ze sobą metryki chrztu, zaświadczenia o ukończeniu kursu przedmałżeńskiego i zaświadczenia z Poradni Rodzinnej. Zwykle odbywa się to w dniu spisania protokołu. Należy też dostarczyć zaświadczenie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa, wydane przez USC.
• Spisanie protokołu przedślubnego – powinno odbyć się na około 3 miesiące przed ślubem.

Jakie formalności należy wypełnić przed ślubem cywilnym?

Formalności w USCnie są tak skomplikowane jak w przypadku ślubu kościelnego. Należy zadbać o:

• Zgłoszenie zamiaru zawarcia małżeństwa – wizyta w USC powinna odbyć się najwcześniej6 miesięcy, a najpóźniej 31 dni przed ślubem.
• Wniesienie opłaty skarbowej – zwykle ma miejsce w tym samym dniu co wizyta w USC, zapłacić można w kasie urzędu, w której otrzyma się potwierdzenie.
• Dostarczenie dokumentów – niezbędne są dowody osobiste narzeczonych, a także potwierdzenie opłaty skarbowej. W szczególnych przypadkach mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, np. gdy jedno z narzeczonych jest cudzoziemcem. Dokumenty zwykle dostarcza się w dniu zgłoszenia zamiaru zawarcia małżeństwa.

Dobór usługodawców

Kompleksowa organizacja przyjęcia weselnego wymaga skorzystania z oferty różnych usług. Abyście mogli być usatysfakcjonowani oprawą tak wyjątkowego dnia, usługodawców należy wybierać z uwzględnieniem Waszych indywidualnych preferencji.

Wybór i rezerwacja sali weselnej

Wybór sali weselnej to w praktyce krok, od którego rozpoczyna się organizację wesela. Dzieje się tak dlatego, że to zazwyczaj na nią trzeba najdłużej czekać. Z reguły lokale mają największe obłożenie w okresie wiosenno-letnim, a mniejsze zimą. Decydując się na konkretną, należy brać pod uwagę przede wszystkim takie aspekty jak:

• Lokalizacja – ważne, by była dogodna dla gości. Dla większości par młodych kluczowy jest też aspekt wizualny otoczenia.
• Pojemność – im więcej gości ma brać udział w przyjęciu weselnym, tym większą salę trzeba wynająć. Należy zatem sprawdzić, ile maksymalnie osóbmoże pomieścić dany lokal.
• Usługi dodatkowo płatne – warto dowiedzieć się, które z usług są dodatkowo płatne. Mogą być to sprzątanie czy roznoszenie alkoholu.
• Dodatkowe udogodnienia – bez wątpienia ogromną zaletą obiektu będą usługi takie jak nocleg, catering, czy jakiekolwiek inne udogodnienia. Musicie pamiętać bowiem, że im więcej rzeczy znajdzie się w jednym miejscu, tym mniej czasu i stresu wymagać będzie reszta spraw organizacyjnych.

Usługi cateringowe i menu weselne

Wybór menu weselnego w dużej mierze przesądza o satysfakcji gości. Zazwyczaj będziecie mieli do dyspozycji dwie opcje cateringowe. Pierwszą jest menu w ramach oferty sali weselnej, drugą zaś catering zewnętrzny. Warto wcześniej upewnić, czy dany lokal dopuszcza możliwość skorzystania z drugiej opcji. Wybór menu serwowanego przez salę to przede wszystkim ogromne ułatwienie związane z brakiem konieczności poszukiwania firm zewnętrznych. Dobór kolejnej firmy natomiast zazwyczaj będzie nieco korzystniejszą opcją finansową. Bez wątpienia jednak wymaga większego nakładu pracy podczas organizacji uroczystości.

Po wybraniu opcji cateringowej przychodzi czas na szczegółowy dobór menu. Ważne jest, aby uwzględniało różnorodne potrzeby gości. Jeśli na przyjęciu mają być osoby na szczególnej diecie, np. wegańskiej, warto dopytać o alternatywne posiłki dla nich. Ułatwieniem przy wyborze menu weselnego jest degustacja. Zwykle ma ona miejsce w wynajętym lokalu na kilka miesięcy przed ślubem. Dzięki temu możecie ocenić, które potrawy odpowiadają Wam najbardziej.

Muzyka i atrakcje weselne

Muzyka ma gwarantować gościom szampańską zabawę, więc warto odpowiednio przemyśleć jej dobór. Na początku powinniście ustalić, czy interesuje Was zespół, czy DJ. Jeżeli cenicie sobie energię płynącą z muzyki na żywo, zespół będzie lepszą opcją. Warto jednak mieć na względzie to, że dysponują one zwykle określonym repertuarem. Z reguły jest to też droższe rozwiązanie. DJ z kolei dysponuje szerokim repertuarem i płynnie może przechodzić pomiędzy różnymi stylami muzycznymi. Skorzystanie z jego usług jest też opcją bardziej atrakcyjną pod względem finansowym.

Poza muzyką na weselu warto zadbać również o dodatkowe atrakcje dla gości. Mogą to być np.:

• Fotobudki – dzięki temu rozwiązaniu zyskujecie wyjątkową pamiątkę. Dzięki różnym gadżetom zdjęcia mają zabawny charakter.
• Fajerwerki – sposób na efektywne zakończenie wieczoru, które robi ogromne wrażenie na gościach. Warto upewnić się, że lokalizacja wesela pozwala na organizację takiego pokazu.
• Animacje dla dzieci – animatorzy zadbają o komfort najmłodszych, organizując np. malowanie twarzy czy gry. Dzięki temu dzieci nie będą się nudzić, a rodzice będą mogli swobodnie uczestniczyć w imprezie.

Florystyka i dekoracje weselne

Waszą uwagę bez wątpienia powinien przykuć również wybór motywu przewodniego wesela. Dekoracje mają ogromne znaczenie, a ich umiejętny dobór zapewnia spójną i harmonijną całość. Obecnie wśród popularnych trendów wyróżniają się te inspirowane naturą, np. boho. Wykorzystywane są rustykalne drewno, suszone kwiaty czy ozdoby z papieru. Popularny jest wciąż styl glamour, oznaczający kryształowe dekoracje, bogate aranżacje kwiatowe czy złote akcenty.

Kluczem do sukcesu jest harmonijna współpraca między florystką a dekoratorem. Pierwsza z nich zapewni kwiaty do bukietu weselnego, dekorację stołów i kościoła. Dekorator zaś zajmie się całościową stylizacją przestrzeni, a więc ustawieniem stołów, doborem tkanin czy oświetleniem.

Stroje ślubne i dodatki

Suknię ślubną warto zacząć wybierać na około 6-12 miesięcy przed ślubem, by mieć czas na ewentualne poprawki. Garnitur można wybrać nieco później, niemniej warto nie zwlekać z tym do ostatniego miesiąca przed datą ślubu.

Jako pani młoda do ubrań powinnaś starannie dobrać buty, biżuterię czy welon. Nie bez znaczenia jest też wcześniejsze umówieniefryzur i makijaży próbnych. Współpraca fryzjera z makijażystką jest kluczowa dla trwałości uzyskanych efektów. Warto doradzić się specjalistów odnośnie kolejności korzystania z ich usług. Jako pan młody bez wątpienia również nie unikniesz wizyty u fryzjera, czy doboru odpowiednich butów. Warto jednak zatroszczyć się dodatkowo o takie elementy jak zegarek, krawat, czy choćby spinki do koszuli.

W międzyczasie wspólnie powinniście zatroszczyć się o wybór i kupno obrączek. Można zrobić to przez Internet, oszczędzając czas. Ważne jest uwzględnienie preferencji dotyczących ich wyglądu czy graweru. Czas oczekiwania na realizację zamówienia zwykle nie przekracza miesiąca.

Planowanie wesela krok po kroku

Poniżej przedstawiamy szczegółowy harmonogram działań, który pozwoli zapanować nad procesem organizacji. W razie potrzeby polecamy też pobrać i wydrukować nasz plan wesela w formie pdf lub docx.

Przykładowy plan organizacji wesela

18-24 miesiące przed ślubem:

1. ustalenie budżetu wesela
2. wybór daty
3. rezerwacja sali
4. zatrudnienie kluczowych usługodawców (zespół muzyczny, fotograf, dekorator)

9-18 miesięcy przed ślubem:

1. rozpoczęcie poszukiwań sukni i garnituru
2. zakup obrączek
3. zamówienie zaproszeń
4. organizacja noclegu gości

6-9 miesięcy przed ślubem:

1. rozpoczęcie kursu przedmałżeńskiego
2. rezerwacja transportu
3. degustacja i wybór menu

3-6 miesięcy przed ślubem:

1. dostarczenie dokumentów do USC lub kancelarii parafialnej
2. wysłanie zaproszeń
3. przygotowanie prezentów dla gości
4. umówienie próbnej fryzury i makijażu

1-3 miesiące przed ślubem:

1. przygotowanie planu usadzenia gości
2. odbiór sukni i garnituru
3. potwierdzenie wszystkich rezerwacji

Czy warto skorzystać z usług wedding plannera?

Wedding planner zajmuje się kompleksową organizacją ślubu i wesela, pomagając m.in w wyborze sali, oprawy muzycznej czy dekoratora. Skorzystanie z jego usług jest polecane jeżeli dysponujecie małą ilością czasu. Jest to też dobra opcja w przypadku dużych imprez, gdy samodzielnie trudno zapanować nad koordynacją przyjęcia. Rezygnacja z takiego wsparcia jest zasadna w przypadku kameralnych przyjęć, a także przy ograniczonym budżecie. Usługi wedding plannera bywają bowiem dość kosztowne.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Chcąc zaplanować wesele, bez wątpienia można pominąć kilka ważnych kwestii. Poniżej przedstawiamy kilka tych, o których najczęściej się zapomina.

Transport dla gości i logistyka wesela

Jeśli na weselu obecni będą goście z daleka, konieczne jest zapewnienie im noclegu, najlepiej w pobliżu sali weselnej. Jeżeli goście będą wracać do swoich domów po zakończeniu przyjęcia, możecie dodatkowo zorganizować im transport. W zależności od ich liczby można wynająć busa lub autokar. Warto zadbać o wcześniejsze ustalenie tych kwestii, by uniknąć chaosu w miarę zbliżania się dnia ślubu.

Dodatkowy kelner na sali weselnej

Warto rozważyć skorzystanie z usług dodatkowego kelnera, który zajmie się roznoszeniem alkoholu. Nie wszystkie sale weselne oferują to w standardzie, a dobrze zorganizowana usługa zapewni płynność serwowania napojów.

Upominki dla gości weselnych

Większość par decyduje się na zapewnienie gościom drobnych upominków, stanowiących pamiątkę z wesela. W zależności od preferencji możecie postawić na słodkości, personalizowane gadżety czy rośliny w doniczkach. W pierwszej roli doskonale sprawdzą się urocze makaroniki, czekoladki czy słoiczek miodu. Warto ozdobić je etykietami z Waszymi imionami i datą ślubu. Alternatywą dla słodyczy mogą być personalizowane breloki, świeczki czy magnesy. Ciekawą opcją na prezent botaniczny są zaś małe sukulenty.

Plan awaryjny na nieprzewidziane sytuacje

Przygotowanie planu awaryjnego jest również istotne. Dla maksymalnego zwiększenia Waszego komfortu warto przygotować np. plan na złą pogodę. To istotne w przypadku wesela, które ma odbyć się w plenerze. W tej konkretnej sytuacji warto wynająć duży namiot. Równie istotne jest zapewnienie planu na wypadek rezygnacji niektórych usługodawców np. zespołu muzycznego czy fotografa. Warto w umowie zawrzeć klauzulę obowiązku zapewnienia zastępstwa przez usługodawcę w razie nagłych wypadków. Na wypadek problemów technicznych należy mieć w pogotowiu kontakt do technika lub zapasowy sprzęt.

Koordynacja dnia ślubu

Koordynator dnia ślubu pozwoli uniknąć chaosu, zwiększając Wasz komfort. Jego rolę, w zależności od preferencji, mogą pełnić wedding plannerzy, świadkowie, przyjaciele czy manager sali weselnej. Do obowiązków koordynatora zaliczyć można zarządzanie harmonogramem dnia, koordynowanie współpracy z dostawcami (kwiaty, fotograf, DJ) czy rozwiązanie ewentualnych problemów gości. Ważne, aby osoba pełniąca tę funkcję znała wszystkie szczegóły dotyczące ślubu. Powinna też emanować spokojem, opanowaniem oraz empatią.

FAQ

Kiedy rozpocząć planowanie wesela?

Planowanie wesela należy rozpocząć na minimum rok przed ślubem, a najlepiej na około dwa lata.

Ile wcześniej należy zarezerwować salę weselną?

Salę weselną warto zarezerwować około 18-24 miesiące przed datą ślubu. Jeśli lokal, którym się interesujecie cieszy się wyjątkowo dużym zainteresowaniem, o dostępność terminów warto spytać jeszcze wcześniej. Z reguły jednak rezerwacja sali na dwa lata przed weselem powinna wystarczyć.

Jakie dokumenty są potrzebne do ślubu cywilnego i kościelnego?

Do zawarcia ślubu cywilnego niezbędne są Wasze dowody osobiste. W szczególnych przypadkach mogą być wymagane akt zgonu poprzedniego małżonka czy odpis aktu urodzenia. Potrzebny będzie też dowód wniesienia opłaty skarbowej, płatnej w Urzędzie Stanu Cywilnego. Do ślubu kościelnego niezbędne są: zaświadczenie z USC o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa, świadectwo chrztu, zaświadczenie o ukończeniu kursu przedmałżeńskiego i dane świadków.

Czy warto organizować poprawiny?

To zależy od Waszych preferencji i charakteru wesela. Warto zorganizować je w przypadku sporej ilości gości weselnych, którzy przyjechali z daleka. Mogą być też dobrym pomysłem, jeśli chcecie uniknąć marnowania jedzenia, które nie zostało wykorzystane podczas przyjęcia.

Jak uniknąć stresu w dniu ślubu?

Najprostszym sposobem jest delegowanie na innych tych zadań, których nie musicie realizować osobiście. Odebranie kwiatów można zlecić świadkom, podobnie jak przywiezienie gości z lotniska. Na dzień przed warto zadbać o relaks, odpowiednią ilość snu i unikanie kłótni z najbliższymi.

Podsumowanie

Spokojna organizacja wesela krok po kroku jest najlepszą opcją na wyprawienie udanej uroczystości. Skutecznie bowiem minimalizuje ryzyko wpadek. Kluczowe są ustalenie budżetu, listy gości, rezerwacja sali i dopełnienie formalności wymaganych prawem urzędowym lub kościelnym. Na komfort Wasz i gości duży wpływ mają dobór oprawy muzycznej, menu i dekoracji. Jeżeli samodzielna organizacja wesela jest utrudniona, warto skorzystać z usług wedding planera. Aby zyskać maksymalny komfort psychiczny, należy uwzględnić plan na zły scenariusz pogodowy czy awarię sprzętu. Dzięki temu prawdopodobnie nic nie zakłóci spokoju tego wyjątkowego dnia.

Poszukujesz więcej wskazówek? Zobacz również:

• Jak usadzić gości na weselu?
• Ile kosztuje wesele?
• Jak zaoszczędzić na weselu?
• Ile osób zaprosić na wesele?